Cos’è la Conservazione digitale?

La conservazione digitale è un processo che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati a norma.

Conservazione digitale significa perciò salvare e conservare un documento sotto forma digitale e con valenza giuridica, cioè mantenendo il valore legale del documento originale grazie all’apposizione di firma digitale e marca temporale.

Il processo di conservazione infatti è previsto completo qualora siano compresi anche questi due elementi:

• Firma digitale: Ovvero una firma elettronica che si applica ai documenti informatici. Esistono vari tipi di firme digitali, dalla più semplice (FES) alla più qualificata (FEQ)
• Marca temporale: Consiste in una serie di caratteri (stringa alfanumerica) che rappresenta data e ora certa.

Firma digitale alla marca temporale garantiscono perciò immodificabilità , autenticità , reperibilità , valore legale, sicurezza, leggibilità ed integrità dei documenti conservati dal momento in cui vengono applicate e per tutto il ciclo di vita del documento.

Chiarita cos’è la conservazione digitale, consultandoci con Ardesia, azienda specializzata in gestione documentale e conservazione digitale dei documenti, abbiamo cercato di capire altri punti salienti sulla conservazione perché molto spesso alcuni concetti vengono confusi, a partire dalla differenza tra archiviazione e conservazione.

Differenza tra archiviazione e conservazione

Innanzi tutto va chiarito che esiste sostanziale differenza tra conservare un documento nativo digitale ed un documento cartaceo digitalizzato, per cui esistono l’archiviazione documentale, la conservazione digitale e la conservazione sostitutiva. Vediamo ora la differenza:

1. L’archiviazione documentale si riferisce alla semplice memorizzazione di un documento, cioè al momento in cui lo creo decido di salvarlo (archiviarlo) su un apposito supporto digitale, sia esso Hard Disk o altro.
2. Con conservazione digitale si intende invece la conservazione a norma di un documento elettronico garantendone cioè nel tempo i requisiti di cui prima.
3. La conservazione sostitutiva si riferisce invece al processo con cui un documento cartaceo viene trasformato in digitale e poi conservato a norma.

Cos’è la conservazione sostitutiva?

A differenza della classica e polverosa conservazione dei documenti cartacei dove basta archiviare il tutto in faldoni, nella conservazione digitale sostitutiva il processo informatico prevede tutta una serie di fasi in successione che devono seguire precise regole.
Il tutto al fine di assicurare nel tempo il mantenimento del valore legale dei documenti conservati, con le loro caratteristiche di integrità ed autenticità, accesso e leggibilità dei documenti.

Bisogna che sia chiaro come la conservazione è molto importante e a volte sottovalutata, perché non si tratta solo di archiviare dei documenti come fosse un semplice “salvataggio” sul computer aziendale (leggi qui per capire meglio la differenza tra un pc professionale ed uno casalingo) per renderli reperibili in caso di necessità, ma anche e soprattutto di assicurare che quel determinato documento rispetti i canoni di immodificabilità e integrità, a partire dal momento in cui è stato validato con firma digitale e marca temporale.

Il tutto va fatto seguendo la normativa prevista dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e D.Lgs. n. 217/2017).

Archivio digitale, come si crea

I vantaggi della digitalizzazione sono sotto agli occhi di tutti, è ormai evidente di come un azienda digitalizzata abbia quella marcia in più che gli permette di avere una struttura organizzativa molto più veloce, snella ed efficiente.

Con la digitalizzazione può trarne vantaggio sia un piccolo ufficio che una grande azienda, come anche studi legali, agenzie, ed anche l’organizzazione di uno studio medico.

Gli archivi digitali fanno parte di questa efficienza, ma per non incappare in errori che nel lungo termine possono costare cari, è opportuno seguire alcuni semplici consigli quando si crea un archivio digitale:

• Nomi degli archivi
  I nomi degli archivi devono essere per categoria, in modo da rendere pratico e veloce il lavoro di ricerca. Ad esempio le fatture possono benissimo essere archiviate in una cartella con il nome “fatture-anno”
• Nomi dei file
  Anche per i singoli nomi dei file è utile scegliere una nomenclatura che sarà sempre la stessa, ad esempio “fattura n.|attiva/passiva|cliente-data” in modo da rendere più semplici le ricerche e mantenere in ordine l’archivio.
• Protocollo
  Adottare un protocollo automatico in modo da evitare l’errore umano. In poche parole, se il software in uso per la conservazione prevede dei campi fissi da compilare, sarà più difficile che l’operatore di turno commetta errori come dimenticare di inserire la data.

Qesti 3 consigli utili per creare un archivio digitale va da se che sono banali qualora si adotti una piattaforma digitale che preveda un workflow documentale completo, con tool che si interfacciano tra loro per andare a creare un unico archivio digitale centralizzato.

Quali sono i documenti da conservare?

Un altra domanda che spesso viene fatta a chi si occupa di conservazione digitale, è appunto “ma quali sono i documenti che dovremmo conservare?“, perché purtroppo ci è ancora poca informazione (e formazione) in merito.
È evidente che tutti i documenti che possono avere una valenza fiscale e/o legale devono per forza essere conservati, ma quali sono questi documenti?
Troppo spesso si confonde la conservazione dei documenti aziendali con l’archiviazione delle fatture elettroniche, ma sapete che anche documenti come le PEC devono essere conservati?

Ecco perciò un breve elenco dei documenti da conservare:

• Fatture elettroniche in entrata e uscita
• Contratti con firma digitale
• Messaggi PEC
• DDT
• Bilanci d’esercizio
• Ricevute fiscali e scontrini fiscali
• Dichiarazioni fiscali
• Registri Contabili
• CUD

Per avere informazioni più particolareggiate ed ufficiali vi consiglio però di riferirvi sempre alla normativa vigente in materia, ovvero alla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36/2006 ed in generale al Codice per l’Amministrazione Digitale.