Negli ultimi tempi scossi da emergenze sanitarie e la rivoluzione della mobilità elettrica, la gestione della flotta auto aziendale è divenuta una delle attività più delicate e complesse che un’impresa si ritrova a gestire. Se trattata in maniera impropria può avere conseguenza sia dal punto di vista economico che logistico, sul trattamento dei dati personali, sulla sostenibilità, sull’immagine dell’azienda e su molto altro ancora.

Ultimamente sono state fatte numerose ricerche per capire il metodo di lavoro dei fleet manager, ovvero i responsabili di flotta aziendali; i punti principali di questi studi erano gli obiettivi, i processi e le tecnologie impiegate da questi professionisti in questo periodo storico molto particolare. Oggi ci soffermeremo sull’aspetto informatico di questa professione, andando ad analizzare i vantaggi e gli svantaggi derivanti dall’uso di software per la gestione delle flotte auto.

Importanza della gestione del parco auto aziendale

Le aziende, ora come ora, hanno capito quanto è cruciale gestire in maniera efficiente la propria flotta aziendale, per questo devono assumere fleet manager competenti e ben formati in questo ambito. Inoltre questi professionisti devono essere forniti di software e applicazioni intelligenti per migliorare i risultati del loro lavoro, così facendo si potrebbero prendere decisioni migliori per l’azienda e i costi risulterebbero più contenuti.

Gestire in modo digitalizzato il parco auto, permette anche di abbattere i costi dei consumi di carburante o elettricità delle auto, perché queste verrebbero utilizzate in maniera più efficiente e strategica, perciò risulta fondamentale l’impiego di un software per la gestione delle flotte.

Caratteristiche di un software per la gestione delle flotte auto

Tramite questi software i fleet manager possono, per esempio, controllare la posizione GPS di ogni singolo veicolo e monitorare i consumi di carburante di ciascuno di essi.

I vantaggi del software che vedremo nel prossimo paragrafo non si fermano alla sola azienda, ma arrivano anche al dipendente, infatti grazie ai software gestionali è possibile realizzare percorsi differenti e più efficienti per ogni lavoratore.

Inoltre il manager sarà in grado di realizzare, con l’aiuto del programma, una scheda tecnica personalizzata con i dati principali del veicolo, come scadenze delle polizze assicurative e date delle manutenzioni per esempio, per far avere una conoscenza minima dell’auto al guidatore.

In aggiunta a tutto ciò, l’impiego del software andrà a far ridurre drasticamente l’impiego della carta e dell’inchiostro per la stampa dei documenti.

Le fuel card sono degli elementi che lavorano in sinergia con i programmi per la gestione delle flotte auto. Ogni vettura o lavoratore ne possiederà una e potrà utilizzarla per pagare il carburante. Utilizzandola assieme un software gestionale, sarà possibile contabilizzare in maniera più veloce ed automatizzata le spese di carburante dell’azienda. Il primo vantaggio che si ottiene con un software di questo tipo, è che questo potrà essere aggiornato costantemente e potrà essere calibrato ai bisogni dell’azienda in qualsiasi momento.

I vantaggi di un software

Le aziende ormai devono monitorare e raccogliere una quantità sempre maggiore di dati, ma con tempi e risorse sempre meno disponibili. Per questo motivo può accadere che nel gestire la flotta si vada incontro ad inefficienze e difficoltà.

Adoperando un software per la gestione della flotta si possono evitare queste inefficienze, andando ad ottenere alcuni vantaggi come:

• Digitalizzazione e automazione a supporto dei fleet manager, che potranno controllare dati e scadenze con facilità;
• eliminazione dei documenti cartacei, andando a favore della sostenibilità ambientale;
• sarà possibile creare report personalizzati ed automatici;
• tutti i dati saranno raccolti in unico database;
• verranno unificati più processi del controllo della flotta provenienti da settori differenti dell’azienda.

Automazione per i fleet manager: dati e scadenze

Grazie alle notifiche delle e-mail automatiche i fleet manager rimarranno sempre aggiornati sulle scadenze relative alla manutenzione e all’amministrazione delle vetture, andando così ad eliminare i possibili costi dovuti a contratti scaduti o multe. Inoltre grazie ai grafici dei principali dati come chilometraggio, consumo medio di carburante e costi, il manager potrà correggere attivamente le anomalie e monitorerà costantemente l’attività delle auto.

Per esempio un ottimo software che è in grado fornire questi dati per andare a migliorare l’efficienza dell’azienda è Vectore, Gestionale parco automezzi di PA e grandi Aziende, realizzato da Gruppo Global Sistemi di Forlì. Questo software è fornito di base dei servizi di GPS, reportistica avanzata e gestione costi, ma possono anche essere aggiunti nel pacchetto altri moduli come zone ZTL e permessi di transito, gestione avanzata delle manutenzioni e gestione delle contravvenzioni. A proposito della manutenzione auto, è necessario, se non fondamentale, ridurre i rischi di malfunzionamenti alle vetture per le aziende perché altrimenti queste andrebbero a sprecare ulteriore tempo e risorse. Di seguito è possibile trovare un articolo che spiega nel dettaglio il tema dei costi di manutenzione delle auto.

Eliminazione dei documenti cartacei

La digitalizzazione dei documenti permette di ridurre del 90% l’impiego di carta, andando a rendere più sostenibile l’azienda. Inoltre facendo questo vanno a diminuire anche i costi di stoccaggio e stampa (carta e inchiostro/toner) dei documenti, i quali essendo digitali saranno anche più facili da consultare e condividere all’interno dell’impresa.

Dati raccolti in unico database

La centralizzazione dei dati permette di poter risparmiare sui costi del mantenimento delle infrastrutture informatiche. Per esempio se si possiede un singolo database molto grande, sarà molto più semplice gestire la sua sicurezza rispetto a gestirne molti più piccoli e separati sia fisicamente che geograficamente. Inoltre sarà molto più facile accedere ai dati e gestirli.

Unificazione dei processi

Molto spesso il parco auto di un’azienda è diviso in diversi sedi o filiali, perciò è fondamentale che il software possa dare la possibilità al manager di gestire contemporaneamente tutti i mezzi anche se si trovano in diversi luoghi.